大会終了後の事務処理の状況

みなさんこんにちは

改元して令和になってからのひと月
あっという間に過ぎていきました。

お元気でお過ごしですか?

さて、ぐんま100kmウォーク実行委員会では
運営メンバーはそれぞれの本業、生活の糧となる生業が盛んになりはじめました。

あれだけ盛り上がった本大会がまるでウソのように
大会終了後、未だ一度もスタッフ会議を行っておりません。

大会翌日の大道具等の一斉片付けやゴミ出しに追われたり
参加者情報のチェックに追われたり
本業の隙間時間を使って、はたまた居残りをしながらコツコツと事務処理等を進めておりました。

月は替わってしまいましたが、ようやく先日、完歩証や集合写真の印刷が済み
それぞれの参加者へ郵送をすることが出来ました。

何分、少ない人数で細々と運営している組織であるため
大会終業後の熱が冷めた頃に、遅まきながらのご挨拶となってしまい申し訳ありません。

500名近くの参加者に対する書類作成は思いのほか量が多くなり、後援や協賛会社、ボランティアスタッフなどを含めると
ご協力いただいた方々への発送書類が盛りだくさんになってきました。

あまりバックオフィス業務を公開することはないのですが
今回、書類を並べてみたら、なかなかのボリュームとなり見応えがあったので
ヒトツの小ネタとして情報掲載をしてみました。

実際に目の当たりにしてみないとなかなか伝わらないかもしれませんが…

封筒
完歩証
それぞれの挨拶文
集合写真
広報用の写真ダイジェスト&グラフ資料
etc…

積み上げると数十センチ

完歩証は300枚を超えました。

一枚一枚、実行委員長自らの手で、心を込めて押印をしました。
他の大会では、ゴール時点で完歩証の即時発行に対応しているところが多いです。
当大会は、運営側の自己満足のポリシーとして、あえて当日発行ではなく
後日、時間をおいて熟成させたうえで実行委員長の宮本自らの手押しにこだわって完歩証を作成しております。
大会当日の感動を思い出しながら、参加者の方ひとりひとりのドラマを思い出しながら、時間をかけて準備します。
若干曲がっているモノもあるかもしれませんが、何卒ご愛敬でお許しください。

リタイヤした方も含めて参加者だけでも400通超えてくると
印刷物の準備もさることながら、宛名の確認や準備、シールの貼り付け等など
ひとつひとつは小さな事務でも、積み重なると結構な時間を投入しました。

角二の封筒を積み上げると傾きそうなくらいです。
さすがにこの量の封入れ作業をすると思うと、100kmに挑戦する心境に近いものを感じます。

まあ、それは冗談として
それぞれの方に届く文書は数枚かもしれませんが、我々運営の感謝の想いが少しでも届くことを願っています。

まだ後援関連や店舗協力などは準備中です。
それ以外の、完歩者、リタイヤ者、欠席者、協賛会社、ボランティアスタッフ、個人寄付の方々へは
ご挨拶文書を発送することが出来ました。

また、宛名等のご不備等もあるかもしれません。

一通りチェックをしたうえで発送しましたが、万が一、まだお手元に届かない方がいらっしゃった場合は、当方までご連絡いただくようお願いいたします。

まだ、忘れ物の掲載が済んでおりませんので、準備ができ次第掲載をいたします。

よろしくお願いいたします。

追伸

日に日に暑さが増し、日差しも強くなってきました。
外歩きを楽しむのもホドホドに、ご無理をせぬようご自愛くださいませ。

ぐんま100kmウォーク実行委員会 事務局

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